معاونت برنامه ریزی و بهبود فرآیند

برنامهريزي به عنوان يكي از وظايف اصلي و با اهميت در بحث مديريت صحيح، مورد تأكيد قرار ميگيرد و در واقع فرايندي است كه چگونگي دستيابي سازمان به اهداف خود را تعيين مينمايد. در برنامهريزي، مديران با نگاه به آينده، اهداف سازمان را مشخص نموده و راهبردها را براي رسيدن به اين اهداف تدوين مينمايند. با داشتن برنامه راهبردي، سازمان ميتواند از تالشهاي خود حداكثر خروجي را كسب نمايد زيرا اهداف و راهبردهاي كالن نقش هماهنگكننده بين بخشهاي مختلف سازمان را داشته و
اقدامات واحدهاي مختلف را در يك مسير جهت ميبخشند. از سوي ديگر مخاطرات تصميمگيري مديران را كاهش ميدهند. در فرايند تدوين برنامهريزي راهبردي، سازمان چشمانداز و مأموريت خود را تعيين ميكند، عوامل محيطي و دروني را به منظور تعيين فرصتها و تهديدها و نقاط قوت و ضعف بررسي نموده و متناسب با آنها اهداف كالن را تعيين مينمايد كه به اين ترتيب سند راهبردي سازمان شكل ميگيرد. مرحله بعدي، اجراي راهبرد ميباشد زيرا صرف داشتن راهبرد براي سازمان مزيت رقابتي ايجاد نكرده و دستيابي به اهداف است كه موجب موفقيت سازمان ميگردد. در اين مرحله اقدامات اجرايي كوتاهمدت در راستاي راهبردهاي عملياتي و برنامههاي عملياتي موجود در سند راهبردي سازمان طرحريزي شده و بودجه مورد نياز براي تخصيص منابع تعيين ميگردد كه بدين ترتيب برنامهريزي تفصيلي شكل ميگيرد. مرحله بعدي، مرحله ارزيابي استراتژي ميباشد كه تغييرات عوامل داخلي و خارجي رصد شده و سند راهبردي بر اساس اين عوامل مورد بازنگري قرار گرفته و همچنين تحقق اقدامات اجرايي تدوين شده نيز مورد بررسي قرار ميگيرد. سازمان يعني سيستم پردازش اطالعات؛ بدين معني كه سازمان اطالعات را ميگيرد و آن را از صافيهاي خود ميگذراند، با توجه به آموخته هايش آن را پردازش ميكند، تفسير مينمايد، تغيير ميدهد و سرانجام بر آن اساس عمل ميكند. همانطور كه از نام سازمان مشخص است، سازماندهي، اساسيترين عنصر در فرايند شكلگيري و تداوم سازمان محسوب ميشود. تقسيم وظايف، تعيين مسئوليت ها، اختيارات و تعيين ارتباطات ميان دواير و افراد، سازماندهي ناميده ميشود. با توجه به اصل سازماندهي، ساختار يك سازمان پيريزي ميشود و ساختار سازماني يك نمايش رسمي از طرز قرار گرفتن پستهاي سازماني و ارتباطات آنها در سازمان است. طراحي ساختار از مسئوليت هاي خطير مديريت محسوب ميشود و بسته به اينكه چگونه صورت بگيرد و چگونه اجرا شود، ميتواند سازمان را به موفقيت يا شكست برساند. بنابراين طراحي ساختار سازماني متناسب با اهداف سازمان و حفظ پويايي آن، يك نياز ضروري است و نكته مهمتر آنكه يك ساختار سازماني مناسب از دوبارهكاري، اختالف، اصطكاك و اتالف نيروها و منابع جلوگيري كرده و ضمن داشتن قابليت انعطاف، قادر به پاسخگويي به تحوالت محيط خود است.

از سوي ديگر، امروزه ضرورت ارزش نهادن بر كيفيت و ارتقاي مداوم آن در نگاه مديران و دستاندركاران عرصه ارائه خدمات در يك سازمان امري بديهي است؛ اما بيترديد دست يافتن به كيفيت و سپس حفظ و ارتقاي آن، با توجه به خواسته هاي متغير ذينفعان، نيازمند سيستمي نظاميافته، كاركناني آگاه و داراي صالحيت، و از همه مهمتر مديريتي پويا و كارآمد است. دفتر تشكيالت و روشهاي دانشگاه زنجان با ايجاد رويكرد فرآيندي، ضمن بررسي تشكيالت سازماني، دانشگاه را به ايجاد يك درك روشن از تمامي فرآيندها و تعامالت بين آنها ترغيب نموده و به منظور كاركرد اثربخش فرايند و فعاليتها، آنها را پس از شناسايي مديريت مينمايد. در نهايت بايد دانست كه چرخه بهبود بدون توجه به بهرهوري و باور به لزوم تحول اداري كامل نخواهد شد. توجه به بهرهوري در بخش آموزش عالي از آن جهت اهميت دارد كه اشاعه، استقرار و تعميق مفاهيم و ابزارهاي ارتقاء بهرهوري در دانشگاه، نفوذ و  گسترش آن ها را در ساير بخشهاي فرهنگي، اجتماعي، سياسي و اقتصادي كشور امكانپذير و در نتيجه بهبود اين بخشها را فراهم ميكند.

1 .مطالعه مستمر در نحوه سازماندهي و وظايف واحدهاي دانشگاه به منظور تفكيك و تقسيم صحيح وظايف ميان واحدها و جلوگيري از تداخل وظايف
2 .تهيه و تنظيم نمودار سازماني، مجموعه اهداف و شرح وظايف واحدهاي دانشگاه و انجام اصالحات الزم
3 .تهيه و تنظيم تشكيالت تفصيلي واحدهاي دانشگاه متناسب با شرح وظايف و مسئوليت هاي آنها با رعايت ضوابط تشكيالتي ابالغي از سوي مراجع ذيصالح
4 .تهيه و تنظيم شرح وظايف پستهاي سازماني دانشگاه با همكاري واحدهاي مربوطه
5 .مطالعه و بررسي پيشنهادهاي تشكيالتي واحدهاي دانشگاه در خصوص ايجاد، ادغام، انتقال، اصالح يا حذف عنوان واحدهاي سازماني يا عناوين پستها و انطباق آن با اصول و ضوابط تشكيالتي و انجام اقدامات الزم
6 .تهيه پيشنهادهاي تشكيالتي منطبق با ضوابط مورد عمل براي طرح در جلسات هيات اجرايي تشكيالت و امور نيروي انساني غير هيات علمي، كميسيون دايمي و هيات امنا و پيگيري آن تا مرحله تصويب نهايي
7 .شركت در جلسات و كميسيون ها و كميتههاي مربوطه و ارائه نظرات مشورتي، پيشنهادهاي اصالحي و راهنماييهاي تخصصي
8 .مطالعه و بررسي قوانين، آييننامهها، بخشنامهها و دستورالعمل هاي مربوط به تشكيالت و در صورت لزوم تهيه پيشنهادهاي الزم
9 .كنترل و نظارت بر احكام و ابالغ هاي صادره به منظور انطباق آن با تشكيالت تفصيلي دانشگاه و اعمال آن در مجموعه مورد عمل و اعالم موارد مغاير براي اصالح
10 .بررسي و اظهارنظر در مورد درخواستهاي مربوط به تغيير پست افراد و پيشنهاد تخصيص پست سازماني متناسب با رشته تحصيلي آنان به منظور طرح و تصويب در كميته اجرايي طرح طبقه بندي مشاغل دانشگاه
11 .تهيه گزارش هاي الزم براي ارائه به مقام مافوق
12 .انجام ساير امور محوله در چارچوب وظايف معاونت برنامهريزي و نظارت راهبردي